Atto di nomina a Responsabile del trattamento

1. Le parti

Il Titolare del trattamento è il professionista, lo studio o la struttura sanitaria intestatario dell'account Satiswork. I suoi dati identificativi sono quelli inseriti in fase di attivazione e visibili in qualsiasi momento nel pannello del proprio account, e si intendono qui richiamati.

Il Responsabile del trattamento è Luna S.r.l., con sede in Via Torino 31, 10010 Colleretto Giacosa (TO), Italia, P.IVA e C.F. 13428560018, REA TO-1362330, che opera il servizio «Satiswork». Contatto per ogni questione relativa ai dati: info@satiswork.com.

2. Oggetto, durata, natura e finalità

• Oggetto. La fornitura del servizio Satiswork: gestione dell'agenda, della cartella clinica, dei documenti, della fatturazione, delle comunicazioni con i pazienti e delle funzioni di assistenza basate su intelligenza artificiale.
• Durata. Per tutta la durata del contratto di servizio, e comunque fino alla restituzione o cancellazione dei dati secondo l'articolo 9.
• Natura del trattamento. Raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, consultazione, elaborazione, comunicazione ai destinatari indicati all'articolo 6 e cancellazione.
• Finalità. Esclusivamente l'erogazione del servizio al Titolare. Nessuna finalità propria del Responsabile.

3. Tipi di dati e categorie di interessati

Categorie di interessati: i pazienti o assistiti del Titolare, i loro familiari o tutori quando indicati, e i collaboratori che il Titolare abilita al proprio studio.

Tipi di dati personali:

• Dati anagrafici e di contatto, codice fiscale, tessera sanitaria.
• Categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR — dati relativi alla salute: anamnesi, diagnosi, valutazioni, note cliniche, misurazioni, referti, immagini, terapie e prescrizioni.
• Dati relativi agli appuntamenti, alle presenze e alle prestazioni erogate.
• Dati economici relativi alle prestazioni e alla loro fatturazione.
• Contenuto delle comunicazioni fra Titolare e paziente scambiate tramite il servizio.

4. Istruzioni del Titolare

Il Responsabile tratta i dati soltanto su istruzione documentata del Titolare. Costituiscono istruzione documentata:

• questo atto e le Condizioni di Servizio;
• le operazioni che il Titolare e i suoi collaboratori compiono usando le funzioni del prodotto, comprese quelle che attivano o disattivano dalle impostazioni;
• le richieste ulteriori inviate per iscritto a info@satiswork.com.

Il Responsabile non utilizza i dati per finalità proprie: non li vende, non li cede per finalità di marketing di terzi, non li usa per addestrare modelli di intelligenza artificiale e non li impiega per profilare gli interessati.

Se un'istruzione del Titolare appare in contrasto con la normativa sulla protezione dei dati, il Responsabile lo informa immediatamente e può sospenderne l'esecuzione fino a chiarimento.

5. Riservatezza e personale autorizzato

Il Responsabile garantisce che chiunque abbia accesso ai dati sia stato autorizzato per iscritto, istruito e vincolato alla riservatezza, con un obbligo che sopravvive alla fine del rapporto di lavoro o di collaborazione. L'accesso è limitato alle sole persone a cui serve per svolgere il proprio compito, con credenziali nominative e revoca immediata alla cessazione del rapporto.

Accesso per assistenza. Per risolvere un problema segnalato dal Titolare, il personale amministrativo di Satiswork può accedere all'account del Titolare senza conoscerne la password. Questa possibilità è soggetta a tutte le condizioni seguenti, senza eccezioni:

• è riservata ai soli amministratori di sistema;
• ogni ingresso e ogni uscita sono registrati in modo non cancellabile, con identità dell'operatore, data, ora e indirizzo di provenienza;
• il Titolare riceve una notifica via email al momento dell'accesso e ritrova lo storico completo nel proprio account, in Impostazioni → Sicurezza;
• l'accesso è consentito per la sola assistenza, e per nessun'altra finalità.

6. Sub-responsabili

Il Titolare autorizza in via generale il Responsabile ad avvalersi dei sub-responsabili elencati qui sotto, ciascuno vincolato da un contratto che impone obblighi di protezione dei dati non meno onerosi di quelli del presente atto.

• Amazon Web Services EMEA SARL — infrastruttura (server, database, archiviazione, invio email di sistema). Trattamento nell'Unione Europea: Svezia (server e database) e Irlanda (allegati e documenti).
• Anthropic Ireland Ltd — modello di intelligenza artificiale dell'assistente, limitatamente ai contenuti della singola richiesta. Esclusione contrattuale dell'uso per addestramento.
• Stripe Payments Europe Ltd — pagamento dell'abbonamento del Titolare. Nessun dato dei pazienti.
• Twilio Ireland Ltd — invio di promemoria via WhatsApp e SMS, se attivati dal Titolare. Limitato a nome, numero di telefono e orario dell'appuntamento.
• Google Ireland Ltd — sincronizzazione con Calendar e Gmail, solo se il Titolare collega il proprio account.
• Zoom Video Communications — videoconsulto, solo se attivato dal Titolare.

Restano fuori da questo elenco, perché non sono sub-responsabili ma destinatari previsti dalla legge: il Sistema Tessera Sanitaria (Agenzia delle Entrate / Sogei), il Sistema di Interscambio e l'intermediario per la fatturazione elettronica.

Diritto di obiezione. Se il Responsabile intende aggiungere o sostituire un sub-responsabile che tratti dati dei pazienti, lo comunica al Titolare con almeno 30 giorni di preavviso. Entro quel termine il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli e documentati; se il disaccordo non si risolve, il Titolare può recedere dal contratto senza penali, con diritto al rimborso della quota di abbonamento non goduta.

7. Misure di sicurezza (art. 32)

Il Responsabile adotta e mantiene almeno le seguenti misure:

• cifratura del traffico in transito (HTTPS/TLS) su tutto il servizio;
• conservazione delle password con funzioni di hash non reversibili;
• verifica in due passaggi disponibile su ogni account e blocco temporaneo dopo ripetuti tentativi falliti;
• gestione delle sessioni con elenco dei dispositivi collegati e chiusura a distanza;
• registro degli accessi e degli eventi di sicurezza, compresi gli accessi del personale del Responsabile;
• separazione logica dei dati fra studi diversi e permessi definiti per singola funzione;
• copie di sicurezza del database a ogni rilascio, conservate su infrastruttura europea;
• controlli automatici più volte al giorno su disponibilità del servizio, posta in uscita, archiviazione degli allegati e integrità della configurazione;
• principio del minimo privilegio per il personale, con credenziali nominative.

Le misure possono essere aggiornate nel tempo, purché il livello di sicurezza non diminuisca.

8. Assistenza al Titolare

• Diritti degli interessati (artt. 12-22). Se un paziente si rivolge direttamente al Responsabile, questi non risponde nel merito: trasmette la richiesta al Titolare senza ritardo e gli fornisce gli strumenti tecnici per accedere, rettificare, esportare o cancellare i dati.
• Violazioni dei dati (artt. 33-34). Il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque, ove possibile, entro 48 ore da quando viene a conoscenza di una violazione che riguardi i dati del Titolare, fornendo la natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di dati coinvolti, le conseguenze probabili e le misure adottate. La notifica al Garante e la comunicazione agli interessati restano obblighi del Titolare.
• Valutazione d'impatto (artt. 35-36). Il Responsabile fornisce al Titolare le informazioni tecniche necessarie a svolgere una valutazione d'impatto o una consultazione preventiva.

9. Restituzione e cancellazione

• Il Titolare può esportare i propri dati in qualsiasi momento dal prodotto, senza chiedere il permesso a nessuno.
• Alla cessazione del contratto i dati restano disponibili per 90 giorni, per dare al Titolare il tempo di esportarli.
• Trascorso quel termine, il Responsabile cancella i dati dai sistemi attivi e, entro i cicli di rotazione delle copie di sicurezza, anche da queste.
• Restano conservati i soli dati per i quali esiste un obbligo di legge in capo al Responsabile — in particolare i documenti contabili relativi all'abbonamento, per 10 anni.
• La conservazione della documentazione sanitaria resta un obbligo del Titolare, e non si trasferisce al Responsabile in nessun caso.

10. Verifiche e dimostrazione di conformità

Il Responsabile mette a disposizione del Titolare, su richiesta scritta, le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi di questo atto: descrizione delle misure tecniche e organizzative, elenco aggiornato dei sub-responsabili, esiti dei controlli interni ed eventuali certificazioni.

Il Titolare ha diritto a svolgere una verifica all'anno, con un preavviso di almeno 30 giorni, direttamente o tramite un incaricato non concorrente del Responsabile e vincolato alla riservatezza. Le verifiche si svolgono in orario lavorativo, senza pregiudicare il funzionamento del servizio e senza mai comportare l'accesso ai dati di altri clienti. Una verifica ulteriore è sempre dovuta dopo una violazione dei dati che abbia coinvolto il Titolare.

11. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

Il trattamento avviene nell'Unione Europea. Quando un sub-responsabile comporta un trasferimento verso un paese terzo, questo avviene solo sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea oppure delle Clausole Contrattuali Standard, accompagnate dalle misure supplementari necessarie.

12. Durata, modifiche e legge applicabile

Questo atto ha efficacia dall'attivazione dell'account e dura quanto il contratto di servizio. Le modifiche sostanziali sono comunicate al Titolare prima di entrare in vigore; se non le accetta, può recedere senza penali.

Si applicano il Regolamento (UE) 2016/679 e il D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018. Per quanto non previsto qui, valgono le Condizioni di Servizio. Foro competente: quello indicato nelle Condizioni di Servizio.

Vedi anche: Privacy Policy · Condizioni di Servizio · Come proteggiamo i dati